Office 365 Jump Start Video Serie


Dieser Microsoft Office 365 Überblick gibt eine exzellente Perspektive über den Mehrwert, welcher Office 365 den modernen Unternehmen bringt. Hier eine Übersicht über die verfügbaren Videos.

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Informationsarchitektur: Teil I Überblick


Einführung

Bevor wir mit diesem Post beginnen, möchte ich kurz darauf eingehen, warum wir in einem SharePoint Blog überhaupt über die Informationsarchitektur sprechen. Auch hier muss man nach dem Motto gehen “Wer nicht weiss was er will bekommt das was er nicht braucht”. Die Informationsarchitektur hilft also zu definieren, was wir mit SharePoint überhaupt wollen. Es gibt bestimmte Parallelen zur SharePoint Governance, diese beiden Themen sind sehr eng miteinander verknüpft.

Im ersten Beitrag gehen wir auf die theoretischen Aspekte einer Informationsarchitektur ein, welche integrativen Bestandteil eines Intranet bildet. Die Informationsarchitektur wie wir sie in diesem Projekt anwenden werden wird im späteren Verlauf dieses Dokumentes beschrieben.

Damit klar ist, was wir unter Informationsarchitektur verstehen und damit alle Beteiligten dasselbe Bild haben, starten wir den Abschnitt mit einer Definition.

Definition

Informationsarchitektur bezeichnet die Konzeption und Definition der Struktur eines Informationssystems, meist eines Computersystems, sowie der für den Nutzer des Systems möglichen Interaktionen und schließlich der An- und Zuordnung sowie die Benennung der in dem System enthaltenen Informationseinheiten und Funktionen.

(Quelle: Wikipedia)

Kurzdefinition aus „Informationsarchitektur für das World Wide Web“ Second Edition:

  • Eine Kombination des Bezeichnens und der Navigationsstruktur innerhalb eines Informationssystems.
  • Das strukturelle Design eines Informationsraumes, um Aufgaben(-Vollendung) und intuitiven Content-Zugang zu erleichtern.
  • Die Kunst und Wissenschaft der Strukturierung und Klassifizierung von Websites und Intranets, um den Nutzern zu helfen, Informationen zu finden und zu ordnen.

(Quelle: Institut für Informationsarchitektur)

Es geht also bei der Informationsarchitektur darum, ein Informationssystem (Intranet, Extranet, Internet, Kollaborationssystem etc.) so zu gestalten, dass der darin liegende Inhalt für den Nutzer möglichst schnell und intuitiv zugänglich ist. Die Frage, welche sich bei einer Informationsarchitektur also stellt, ist: Wie findet jede individuelle Benutzergruppe die von ihr benötigte Information in möglichst kurzer Zeit. Dabei spielt der Aspekt der Multiperspektivität eine wesentliche Rolle.

Das Resultat ist ein Dokument, welches die Seiten und Unterseiten sowie deren Inhalt aufzeigt. Weiter wird darin geregelt, wer wo welche Zugriffe hat und wo mit wem welche Interaktion stattfindet sowie wer für welche Inhalte verantwortlich ist.

Planen einer Informationsarchitektur

Beim Planen einer Informationsarchitektur steht der End User im Zentrum der Informationsbetrachtung. Meines Erachtens muss aber im selben Moment die Informatik im Zentrum der – ich will es mal die Betreibbarkeitsbetrachtung nennen – stehen. Das beste Informationssystem mit allen Freiheiten für den End User nützt nämlich nichts, wenn es nicht mehr mit angemessenem Aufwand betrieben werden kann. Um die Informationsarchitektur zu umzusetzen, braucht es diverse Zwischenschritte um zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen.

Bestandteile einer Informationsarchitektur

Wir werden in dieser Serie über die folgenden Bereiche sprechen:

  • Usability und Userfriendlyness
  • Service Design und Betreibbarkeit
  • Sitemap und Inhaltsstruktur
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Webdesign und Layout
  • Taxonomie und Tagging

Freuen Sie sich auf eine spannende weitere Serie
so long, Samuel

SharePoint 2010 MOC Kurs “Configuring” Outline


Es freut mich, mit der Erlaubnis von Chris Givens (einer der Kursautoren für den neuen MOC Kurs) den Kursoutline für den MOC 10147A (SharePoint 2010, Configuration) präsentieren zu können, welcher soeben im BETA Statium Live gegangen ist. Da ich am BETA Test zur Prüfung 70-667 bereits bestanden habe und per Zufall noch Microsoft Certified Trainer bin, darf ich den Kurs auch ab sofort vermitteln. Die Trainerfiles sind seit kurzem online, und bei Interesse können Sie mich kontaktieren. samuel.zuercher@sharepointcommunity.ch oder samuel.zuercher@advis.ch ich gebe auch sonst gerne Auskunft.

Jetzt aber zum Kursoutline des MOC 10147A (Exam 70-667) SharePoint 2010, Configuration:

Module 1: Introducing SharePoint 2010
Lesson 1: Evaluate the Features of SharePoint 2010
Lesson 2: Prepare for SharePoint 2010
Lesson 3: Install SharePoint 2010
Lesson 4: Advanced Installation of SharePoint 2010
Lab: Install SharePoint 2010

Module 2: Creating a SharePoint 2010 Intranet
Lesson 1: Perform Initial Farm Configuration
Lesson 2: Configuring the SharePoint Logical Structure
Lesson 3: Exploring the SharePoint Web Application and
Physical Architecture
Lab: Creating a SharePoint 2010 Intranet

Module 3: Administering and Automating SharePoint
Lesson 1: Configuring Central Administration
Lesson 2: Administering SharePoint from the Command Line
Lesson 3: Automating SharePoint Operations with Windows PowerShell
Lab A: Automate SharePoint with Windows PowerShell
Lab B: Administer SharePoint with Stsadm

Module 4: Configuring Content Management
Lesson 1: Optimize Content Storage and Access
Lab: A Configuring List Throttling and Remote BLOB Storage
Lesson 2: Manage Site Content Types and Site Columns
Lesson 3: Configure the Managed Metadata Service
Lab B: Configuring Managed Metadata

Module 5: Configuring Authentication
Lesson 1: Understanding Classic SharePoint Authentication Providers
Lesson 2: Understanding Federated Authentication
Lab A: Configuring Custom Authentication
Lab B: Configuring Secure Store

Module 6: Securing Content
Lesson 1: Administering SharePoint Groups
Lesson 2: Implementing SharePoint Roles and Role Assignments
Lesson 3: Securing and Auditing SharePoint Content
Lab: Configuring Security for SharePoint Content

Module 7: Managing SharePoint Customizations
Lesson 1: Customizing SharePoint
Lesson 2: Deploying and Managing Features and Solutions
Lesson 3: Configuring Sandboxed Solutions
Lab A: Administering Features and Solutions
Lab B: Administering Sandboxed Solutions
Lab C: Administering the Developer Dashboard

Module 8: Configuring and Securing SharePoint Services and Service Applications
Lesson 1: Securing the Enterprise SharePoint Service
Lesson 2: Securing and Isolating Web Applications
Lesson 3: Services and Service Applications
Lab A: Administering SharePoint Services
Lab B: Configuring Application Security
Lab C: Configuring Service Applications

Module 9: User Profiles and Social Networking
Lesson 1: Configuring User Profiles
Lesson 2: Implementing SharePoint 2010 Social Networking Features
Lab: A: Configuring User Profiles
Lab: B: Administering My Sites

Module 10: Administering and Configuring SharePoint Search
Lesson 1: Configuring Search
Lesson 2: Refining Search
Lab A: Configuring Search
Lab B: Tuning SharePoint Search

Module 11: Implementing Office Web Apps
Lesson 1: Understanding Business Connectivity Services
Lesson 2: Configuring Excel Services
Lesson 3: Understanding PerformancePoint Services
Lesson 4: Implementing InfoPath Forms Services
Lesson 5: Implementing Visio Services
Lesson 6: Implementing Access Services
Lesson 7: Implementing Office Web Apps
Lab: Implement Office Web Apps

Module 12: Installing and Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 1: Installing SharePoint Server and Farms
Lesson 2: Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 3: Evaluating Installations and Upgrades
Lesson 4: Configuring SharePoint’s Operational Settings
Lesson 5: Updating SharePoint
Lab A: Preparing SharePoint 2007 for Upgrade to SharePoint 2010
Lab B: Upgrading SharePoint 2007 to SharePoint 2010

Module 13: Implementing Business Continuity
Lesson 1: Protecting and Recovering Content
Lesson 2: Working with Backup and Restore for Disaster Recovery
Lesson 3: Implementing High Availability Solutions
Lab A: Implementing a Backup Strategy
Lab B: Implementing a Restore Strategy

Module 14: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lesson 1: Monitoring Logs
Lesson 2: Configuring SharePoint Health Analyzer
Lesson 3: Configuring Usage Reports and Web Analytics
Lesson 4: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lab A: Configuring SharePoint Monitoring
Lab B: Analyzing SharePoint Health
Lab C: Reporting SharePoint Usage

Aufbau eines Schulungsszenarios: Überblick


Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

  1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
  2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
  3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
  4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
  5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
  6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
  7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender „Google like“ suchen können
  8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
  9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
  10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht „einfach so“. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

  • Endanwender
  • Super User
  • SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

Über Quick Wins und Schulungen bei der Einführung von SharePoint


Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SharePoint einführen wollen ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten:

  1. SharePoint ist nicht direkt selbsterklärend, wie jede andere Applikation wie Word oder ähnliches braucht es Know How und Zeit um sich als User darin zurecht zu finden
  2. Man kann nicht davon ausgehen, nur weil XING, Youtube, Facebook und Co. so populär sind, dass sich alle mit einer Webplattform auskennen
  3. Auch wenn die Installation straight forward ist, steckt viel unter der Haube von SharePoint. Wenn IT Professionals sich mit dem Produkt nicht auskennen, ist die Gefahr gross, den Ansatz des Konzeptes falsch zu machen. Einmal einen falschen Weg eingeschlagen, kann die Korrektur viel Geld und Zeit kosten
  4. Ohne vorgängiges Konzept und klares Ziel kann SharePoint nicht erfolgreich sein
  5. Wenn SharePoint den Usern einfach zur Verfügung gestellt wird, sind diese meist überfrodert. Es ist besser dem Enduser mit kleinen Schritten die Vorteile näher zu bringen. Beginnen Sie mit einem Testteam von early adopters und breiten Sie das Deployment danach aus
  6. Versuchen Sie Quick Wins zu erreichen. Die Verwaltung von Sitzungen mit dem Sitzungstemplate ist eine gute Möglichkeit, das Management von den Vorteilen zu überzeugen
  7. Etwas dürfen Sie niemals vergessen, SCHULUNG diese wird oft vernachlässigt, was verheerende Folgen hat. Die User sind verunsichert, begreifen das Konzept nicht und dies wiederum führt zu Ablehnung
  8. Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie keine SharePoint Crack zur Hand haben, bauen Sie intern Know How auf und wagen Sie sich erst dann an SharePoint heran. SharePoint mag zwar aussehen wie ein Käfer, hat aber einen hochkomplexen und z.T. auch heiklen Ferrari Motor unter der Haube
  9. Ohne Support vom Management ist eine Einführung von SharePoint sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. SharePoint ist eine Plattform, welche für den Globalen Einsatz gedacht ist, muss also auch global unterstützt, gefördert und akzeptiert werden. Holen Sie sich den Nicker vom Management, bevor Sie mit dem Projekt beginnen
  10. Es gibt viele Wege nach Rom, auch in SharePoint. Doch meist gibt es eben auch Autobahnen und Feldwege. Nicht jeder Weg ist in jedem Fall geeignet, nicht jeder Weg ist gleich schnell und nicht jeder Weg bringt sicher ans Ziel. Um SharePoint zu beherrschen, muss man SharePoint kennen

Wenn sie diese Punkte beachten, dann ist Ihr Projekt sicher auf dem Weg.