Aus dem Alltag: Popup Fenster beim öffnen von Dateien


Problem

Wenn Sie PDF Dateien aus dem Internet Explorer öffnen wollen, erscheint eine Meldung, ob Sie die Datei bearbeiten oder schreibgeschützt öffnen wollen. Es macht hier natürlich keinen Sinn, da PDF Dateien so wie so nicht bearbeitet werden.

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In das selbe Schema fällt die Meldung, dass einige Dateien auf dem Computer Schaden anrichten können. Sie erhalten dann die folgende Meldung:

Einige Dateien können auf dem Computer Schaden anrichten. Öffnen Sie die Datei nicht, wenn Ihnen die Dateiinformationen verdächtig vorkommen oder Sie die Herkunft als nicht vertrauenswürdig einstufen.

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Ursache

Jedes Dokument wird standardmässig mit dem AddOn “SharePoint OpenDocuments Class” geöffnet, was diese Sicherheitswarnung bzw. die Frage nach “Bearbeiten oder Schreibgeschützt” auslöst.

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Lösung

Um diese Meldungen zu vermeiden, muss man das jeweilige Dateiformat anweisen, NICHT durch dieses AdOn geöffnet zu werden. Dies tut man auf dem Frontend Server (bei Multi-Frontend-Server Szenarios auf jedem Frontend-Server) im 14 Hive.

Navigieren Sie auf dem Frontend-Server zum Pfad: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML

Öffnen Sie die Datei DOCICON.XML und fügen Sie den Dateitypen, welche Sie direkt ohne Meldung öffnen wollen, den folgenden Text hinten an: OpenControl=“”

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Übrigens: Genau hier geben Sie den Dateiendungen auch ihre ICONS, wenn Sie PDF Dateien oder LNK bzw. URL Dateien freigeben, können Sie hier die Bilder hinterlegen.

  • Bildgrösse 16×16 px
  • Pfad, unter dem die Bilder abgelegt werden: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES

Beachten Sie auch die weiteren Posts, die mit dem PDF Handling auf SharePoint 2010 zusammenspielen:

So long, Samuel

SharePoint Governance: Teil IV Prozesse


Heute geht es zum nächsten Teil unseres SharePoint Governance Rades, zu den Prozessen. Sie bilden einen wichtigen Teil im Governancemodell für SharePoint. Wann entsteht zum Beispiel eine neue Projektsite und wie?

Die Prozessorganisation von SharePoint muss sich natürlich an der Prozessorganisation Ihres Unternehmens orientieren. Wenn Ihr Unternehmen nicht prozessorientiert arbeitet, dann definieren Sie zumindest Regeln, wie und wann bestimmte Aktivitäten ausgeführt werden (müssen). Folgende Dinge sind sehr wichtig zu planen und ggf. als Prozesse aufzunehmen:

Welche Schritte sind notwendig…

  • bevor eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wird
  • um eine neue Webseite oder Webseitensammlung zu erstellen
  • nachdem eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wurde
  • um Inhalte zu archivieren
  • um eine Webseite oder Webseitensammlung zu löschen

In der Folge werde ich nun zu jedem Punkt etwas zu möglichen Inhalten erwähnen. Wie gesagt, müssen sich Prozesse in Ihre Prozesslandschaft bzw. in Ihr Unternehmen integrieren, aus diesem Grund kann ich hier nur Hinweise und meine Gedanken  weitergeben.

Welche Schritte sind notwendig bevor eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wird

In diesen Bereich gehören Aktivitäten die den Anwender befähigen herauszufinden, ob für sein Begehren überhaupt eine SharePoint Seite erstellt werden kann. Ihre Informationsarchitektur (dazu mehr in einem weiteren Blog) muss klare Strukturen beinhalten, welche beschreiben, welche Informationen wo und wie in platziert werden oder eben nicht. Findet der Anwender heraus, dass für sein Begehren keine SharePoint Plattform erstellt werden kann, muss er z.B. auch wissen, wo er sich in welcher Form hinwendet, um sein Begehren anzumelden. Es kann ja durchaus sein, dass durch veränderte Businessbedürfnisse ggf. die Informationsarchitektur angepasst werden muss.

Weiter enthält dieser Bereich Anweisungen zu Schritten oder Informationen, welche Dinge der Anwender bereitstellen bzw. abklären muss, um eine SharePoint Webseite erstellen zu können, sofern sein Begehren in der Informationsarchitektur vorgesehen ist. Dieser Teil ist wiederum sehr an Richtlinien und Strategien Ihres Unternehmens anzulehnen. Hier können Dinge wie Platzbedarf, Verwendungsdauer, Klassifikation (z.B. Confidential etc.) oder Rollenverteilung aufgelistet werden, wobei diese Liste längst nicht abschliessend ist.

Welche Schritte sind notwendig um eine neue Webseite oder Webseitensammlung zu erstellen

Wenn der Anwender vom vorherigen Schritt weiss, welche Art Webseite oder Webseitensammlung er erstellen kann und welche Informationen er dazu angeben muss, kann der eigentliche Erstellungsprozess starten. Auch hier können verschiedene Szenarien abgebildet werden. Diese gehen von einem Wordformular das ausgefüllt an die IT gesendet wird, welche dann entsprechend der Informationen die richtige Seite mit dem richtigen Template erstellt über halbautomatisierte Prozesse mit elektronischen Formularen bis hin zu eigenentwickelten Lösungen oder Drittanbieter Software sie z.B. MatchPoint welche ein vollintegriertes automatisches Provisionning von Webseiten oder Webseitensammlungen zulassen.

Nach diesem Schritt ist die entsprechende Webseite oder Webseitensammlung erstellt und kann genutzt werden. Es können hier auch Informationsflüsse abgebildet werden, wer z.B. in welchem Fall informiert wird oder wer ggf. welchen Erstellungsprozess bewilligen muss. Auch solche Szenarien können hier vertreten sein. Zusammegefasst einfach welche Schritte, Informationen, Aktionen und Genehmigungen sind von welcher Stelle notwendig, bis einen spezifischer Arbeitsraum in SharePoint erstellt ist.

Welche Schritte sind notwendig nachdem eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wurde

Hier kommen Aspekte wie z.B. Pflege von Inhalt und Berechtigungen zur Sprache. Wie geht man z.B. vor, wenn Teilnehmer hinzugefügt, bzw. entfernt werden müssen? Wie beantrage ich einen Zugang für eine externe Person? Auch muss darüber nachgedacht werden, wie mit Inhalten umzugehen ist. Wenn es sich z.B. um vertrauliche Daten handelt, wie müssen diese hochgeladen werden, wie müssen diese gelöscht werden etc.

Dieser Bereich kann in verschiedenen Szenarien sehr gering gehalten werden. Es kommt darauf an, wie genau Sie den Inhalt steuern wollen, welcher auf der Plattform gespeichert wird. Zumindest die Berechtigungsregelung sollte aber abgedeckt werden.

Welche Schritte sind notwendig um Inhalte zu archivieren

Im besten Fall wird ein Grossteil der Arbeitsräume  zu einem Bestimmten Zeitpunkt wieder gelöscht. Im Normalfall hat die Arbeit in einem solchen Arbeitsraum Ergebnisse geliefert, welche weiterverwendet werden. Man kann diese auch als Lieferobjekte bezeichnen. Diese sind zu archivieren, oder in einen anderen Arbeitsraum (z.B. DMS Bereich) zu verschieben. In diesem Abschnitt beschreiben Sie, wie dazu vorgegangen werden muss. Alle Daten, welche zur Unterstützung der Erstellung der Lieferobjekte gedient haben können gelöscht werden, und das ist meist der grösste Teil.

Welche Schritte sind notwendig um eine Webseite oder Webseitensammlung zu löschen

Zum Abschluss werden noch die Schritte beschrieben, welche dann zur Löschung des Arbeitsraumes führen. Hier muss der Anwender ggf. angeben, dass er alle relevanten Daten archiviert hat. Danach folgt eine Abfolge von Tätigkeiten und Zuständigkeiten um die Webseite oder die Webseitensammlung zu löschen. Natürlich kann auch hier ein Drittanbietersystem eingesetzt werden, welches alle Inhalte aus SharePoint herauszieht und auf billigem Speicherplatz ablegt. So gehen keine Informationen verloren und doch wird die SharePoint Infrastruktur entschlackt.

 

Soviel grob zum Bereich Prozesse in der SharePoint Governance. Wie mehrmals erwähnt muss dieser Bereich individuell auf die Ablauf- und Aufbauorganisation Ihres Unternehmens angepasst werden, es macht viel Sinn, hier einen SharePoint Profis beratend beizuziehen.

So long, Samuel Zürcher

Aus dem Alltag: Timer Job Probleme


Wenn Sie mit Timer Jobs auf SharePoint arbeiten, so kann es vorkommen, dass ein Timer Job, welcher deinstalliert wurde, trotzdem noch weiter läuft. Der SharePoint Timer Service hat den Code im Cache, und sollte nach der Deinstallation neu gestartet werden.

Nach dem Neustart des SharePoint Timer Services ist alles wieder so wie es sein sollte.

  1. Klicken Sie auf Start –> Ausführen und geben Sie services.msc ein.
  2. Suchen Sie nach Windows SharePoint Services Timer
  3. Klicken Sie auf “Restart”

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Aufbau eines Schulungsszenarios: Überblick


Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

  1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
  2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
  3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
  4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
  5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
  6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
  7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender „Google like“ suchen können
  8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
  9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
  10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht „einfach so“. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

  • Endanwender
  • Super User
  • SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

Über Quick Wins und Schulungen bei der Einführung von SharePoint


Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SharePoint einführen wollen ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten:

  1. SharePoint ist nicht direkt selbsterklärend, wie jede andere Applikation wie Word oder ähnliches braucht es Know How und Zeit um sich als User darin zurecht zu finden
  2. Man kann nicht davon ausgehen, nur weil XING, Youtube, Facebook und Co. so populär sind, dass sich alle mit einer Webplattform auskennen
  3. Auch wenn die Installation straight forward ist, steckt viel unter der Haube von SharePoint. Wenn IT Professionals sich mit dem Produkt nicht auskennen, ist die Gefahr gross, den Ansatz des Konzeptes falsch zu machen. Einmal einen falschen Weg eingeschlagen, kann die Korrektur viel Geld und Zeit kosten
  4. Ohne vorgängiges Konzept und klares Ziel kann SharePoint nicht erfolgreich sein
  5. Wenn SharePoint den Usern einfach zur Verfügung gestellt wird, sind diese meist überfrodert. Es ist besser dem Enduser mit kleinen Schritten die Vorteile näher zu bringen. Beginnen Sie mit einem Testteam von early adopters und breiten Sie das Deployment danach aus
  6. Versuchen Sie Quick Wins zu erreichen. Die Verwaltung von Sitzungen mit dem Sitzungstemplate ist eine gute Möglichkeit, das Management von den Vorteilen zu überzeugen
  7. Etwas dürfen Sie niemals vergessen, SCHULUNG diese wird oft vernachlässigt, was verheerende Folgen hat. Die User sind verunsichert, begreifen das Konzept nicht und dies wiederum führt zu Ablehnung
  8. Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie keine SharePoint Crack zur Hand haben, bauen Sie intern Know How auf und wagen Sie sich erst dann an SharePoint heran. SharePoint mag zwar aussehen wie ein Käfer, hat aber einen hochkomplexen und z.T. auch heiklen Ferrari Motor unter der Haube
  9. Ohne Support vom Management ist eine Einführung von SharePoint sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. SharePoint ist eine Plattform, welche für den Globalen Einsatz gedacht ist, muss also auch global unterstützt, gefördert und akzeptiert werden. Holen Sie sich den Nicker vom Management, bevor Sie mit dem Projekt beginnen
  10. Es gibt viele Wege nach Rom, auch in SharePoint. Doch meist gibt es eben auch Autobahnen und Feldwege. Nicht jeder Weg ist in jedem Fall geeignet, nicht jeder Weg ist gleich schnell und nicht jeder Weg bringt sicher ans Ziel. Um SharePoint zu beherrschen, muss man SharePoint kennen

Wenn sie diese Punkte beachten, dann ist Ihr Projekt sicher auf dem Weg.

SharePoint Governance: Eine Einführung


Ich möchte ein paar Worte über SharePoint Governance verlieren.
Governance ist ein bereits sehr verbreiteter Begriff und klingt z.T. auch schon etwas abgedroschen. Doch für SharePoint ist Governance ein Match entscheidendes Element. In diesem Post werde ich kurz eine Einführung in Governance geben und warum es so wichtig ist für SharePoint.

Governance:
(von frz. „gouverner“ verwalten, leiten, erziehen aus lat. „gubernare“; gleichbed. griech. „kybernan“: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

Governance für SharePoint wird im Begriffssinn dazu verwendet, um die Steuerung und Leitung von Aktivitäten in SharePoint zu beschreiben.

Warum ist Governance Match entscheidend?
In der Realität zeigt sich oft, dass SharePoint eigentlich „zu einfach“ ist. Zu Beginn ist es zwar nicht selbsterklärend wie SharePoint funktioniert, doch wenn man die Grundbegriffe einmal gelernt hat, ist die Erstellung von neuen Seiten oder neuem Content ein Kinderspiel. Mit wenigen Klicks hat man eine neue SharePoint Seite erstellt (mit 4 um genau zu sein). Meist beginnt der Aufbau sehr strukturiert (sofern die User richtig geschult sind!!). Ein gängiges Modell, ist eine Abbildung des Organigramms in SharePoint Seiten. Doch SharePoint ist so praktisch, wir könnten doch dies und jenes damit verwalten. Ja, und dort haben wir noch eine Arbeitsgruppe und dort noch eine Interessensgemeinschaft etc. bis die gesamte Installation nicht mehr überblickbar ist. (vgl. Bild unten)

Wenn es bei Ihnen einmal nicht so aussehen soll, ist es wichtig, die Grundbegriffe von SharePoint zu verstehen und im Fokus der Unternehmung ein an die Aufbau- und Ablauforganisation angelehntes SharePoint Governance Modell zu erarbeiten, zu schulen, einzuführen und zu leben. Ansonsten ist es vorprogrammiert, dass Ihre SharePoint Struktur schon bald nicht mehr managebar ist. Dies wiederum führt dazu, dass Content schlecht gefunden und so die Usability von SharePoint stark reduziert wird. Die Akzeptanz der SharePoint Installation ist dadurch bereits gefährdet.

FAZIT:
Wenn Sie nicht zumindest eine minimale SharePoint Governance einführen, laufen Sie gefahr, dass Ihre SharePoint Einführung floppen wird. Wenn Sie sich einen Projekterfolg bei der Einführung von SharePoint sichern wollen, denken Sie an zwei Dinge: Governance und Schulung. Dies wird Ihnen helfen, früh Problemen aus dem Weg zu gehen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Wie man eine SharePoint Governance aufbaut, welche Aspekte bei dabei wichtig sind und worauf man bei der Schulung achten sollte, dazu später in diesem Blog.