SharePoint Governance: Teil IV Prozesse


Heute geht es zum nächsten Teil unseres SharePoint Governance Rades, zu den Prozessen. Sie bilden einen wichtigen Teil im Governancemodell für SharePoint. Wann entsteht zum Beispiel eine neue Projektsite und wie?

Die Prozessorganisation von SharePoint muss sich natürlich an der Prozessorganisation Ihres Unternehmens orientieren. Wenn Ihr Unternehmen nicht prozessorientiert arbeitet, dann definieren Sie zumindest Regeln, wie und wann bestimmte Aktivitäten ausgeführt werden (müssen). Folgende Dinge sind sehr wichtig zu planen und ggf. als Prozesse aufzunehmen:

Welche Schritte sind notwendig…

  • bevor eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wird
  • um eine neue Webseite oder Webseitensammlung zu erstellen
  • nachdem eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wurde
  • um Inhalte zu archivieren
  • um eine Webseite oder Webseitensammlung zu löschen

In der Folge werde ich nun zu jedem Punkt etwas zu möglichen Inhalten erwähnen. Wie gesagt, müssen sich Prozesse in Ihre Prozesslandschaft bzw. in Ihr Unternehmen integrieren, aus diesem Grund kann ich hier nur Hinweise und meine Gedanken  weitergeben.

Welche Schritte sind notwendig bevor eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wird

In diesen Bereich gehören Aktivitäten die den Anwender befähigen herauszufinden, ob für sein Begehren überhaupt eine SharePoint Seite erstellt werden kann. Ihre Informationsarchitektur (dazu mehr in einem weiteren Blog) muss klare Strukturen beinhalten, welche beschreiben, welche Informationen wo und wie in platziert werden oder eben nicht. Findet der Anwender heraus, dass für sein Begehren keine SharePoint Plattform erstellt werden kann, muss er z.B. auch wissen, wo er sich in welcher Form hinwendet, um sein Begehren anzumelden. Es kann ja durchaus sein, dass durch veränderte Businessbedürfnisse ggf. die Informationsarchitektur angepasst werden muss.

Weiter enthält dieser Bereich Anweisungen zu Schritten oder Informationen, welche Dinge der Anwender bereitstellen bzw. abklären muss, um eine SharePoint Webseite erstellen zu können, sofern sein Begehren in der Informationsarchitektur vorgesehen ist. Dieser Teil ist wiederum sehr an Richtlinien und Strategien Ihres Unternehmens anzulehnen. Hier können Dinge wie Platzbedarf, Verwendungsdauer, Klassifikation (z.B. Confidential etc.) oder Rollenverteilung aufgelistet werden, wobei diese Liste längst nicht abschliessend ist.

Welche Schritte sind notwendig um eine neue Webseite oder Webseitensammlung zu erstellen

Wenn der Anwender vom vorherigen Schritt weiss, welche Art Webseite oder Webseitensammlung er erstellen kann und welche Informationen er dazu angeben muss, kann der eigentliche Erstellungsprozess starten. Auch hier können verschiedene Szenarien abgebildet werden. Diese gehen von einem Wordformular das ausgefüllt an die IT gesendet wird, welche dann entsprechend der Informationen die richtige Seite mit dem richtigen Template erstellt über halbautomatisierte Prozesse mit elektronischen Formularen bis hin zu eigenentwickelten Lösungen oder Drittanbieter Software sie z.B. MatchPoint welche ein vollintegriertes automatisches Provisionning von Webseiten oder Webseitensammlungen zulassen.

Nach diesem Schritt ist die entsprechende Webseite oder Webseitensammlung erstellt und kann genutzt werden. Es können hier auch Informationsflüsse abgebildet werden, wer z.B. in welchem Fall informiert wird oder wer ggf. welchen Erstellungsprozess bewilligen muss. Auch solche Szenarien können hier vertreten sein. Zusammegefasst einfach welche Schritte, Informationen, Aktionen und Genehmigungen sind von welcher Stelle notwendig, bis einen spezifischer Arbeitsraum in SharePoint erstellt ist.

Welche Schritte sind notwendig nachdem eine neue Webseite oder Webseitensammlung erstellt wurde

Hier kommen Aspekte wie z.B. Pflege von Inhalt und Berechtigungen zur Sprache. Wie geht man z.B. vor, wenn Teilnehmer hinzugefügt, bzw. entfernt werden müssen? Wie beantrage ich einen Zugang für eine externe Person? Auch muss darüber nachgedacht werden, wie mit Inhalten umzugehen ist. Wenn es sich z.B. um vertrauliche Daten handelt, wie müssen diese hochgeladen werden, wie müssen diese gelöscht werden etc.

Dieser Bereich kann in verschiedenen Szenarien sehr gering gehalten werden. Es kommt darauf an, wie genau Sie den Inhalt steuern wollen, welcher auf der Plattform gespeichert wird. Zumindest die Berechtigungsregelung sollte aber abgedeckt werden.

Welche Schritte sind notwendig um Inhalte zu archivieren

Im besten Fall wird ein Grossteil der Arbeitsräume  zu einem Bestimmten Zeitpunkt wieder gelöscht. Im Normalfall hat die Arbeit in einem solchen Arbeitsraum Ergebnisse geliefert, welche weiterverwendet werden. Man kann diese auch als Lieferobjekte bezeichnen. Diese sind zu archivieren, oder in einen anderen Arbeitsraum (z.B. DMS Bereich) zu verschieben. In diesem Abschnitt beschreiben Sie, wie dazu vorgegangen werden muss. Alle Daten, welche zur Unterstützung der Erstellung der Lieferobjekte gedient haben können gelöscht werden, und das ist meist der grösste Teil.

Welche Schritte sind notwendig um eine Webseite oder Webseitensammlung zu löschen

Zum Abschluss werden noch die Schritte beschrieben, welche dann zur Löschung des Arbeitsraumes führen. Hier muss der Anwender ggf. angeben, dass er alle relevanten Daten archiviert hat. Danach folgt eine Abfolge von Tätigkeiten und Zuständigkeiten um die Webseite oder die Webseitensammlung zu löschen. Natürlich kann auch hier ein Drittanbietersystem eingesetzt werden, welches alle Inhalte aus SharePoint herauszieht und auf billigem Speicherplatz ablegt. So gehen keine Informationen verloren und doch wird die SharePoint Infrastruktur entschlackt.

 

Soviel grob zum Bereich Prozesse in der SharePoint Governance. Wie mehrmals erwähnt muss dieser Bereich individuell auf die Ablauf- und Aufbauorganisation Ihres Unternehmens angepasst werden, es macht viel Sinn, hier einen SharePoint Profis beratend beizuziehen.

So long, Samuel Zürcher

Spread the Word


Nachdem bereits einige super Vorträge eingegangen sind, möchte ich einen Aufruf an alle SharePoint Begeisterten absetzten. Social Computing ist eines der stärkst wachsenden Segmente in der Internetwelt. Mit ca. 6 Personen ist man im Schnitt mit dem Rest der Welt verbunden. Einer Freundesempfehlung folgt man mehr als einer allgemeinen Werbung. Dies möchten wir uns mit den Collaboration Days zu Nutze machen, doch dafür braucht es die COMMUNITY, als DICH. Wenn Du diesen Eintrag hier liest, gehörst Du bereits dazu, denn aus irgendeinem Grund bist Du ja hier gelandet, nicht?

Jeder einzelne kann diese Schweizer SharePoint Konferenz 2010 erfolgreich machen. Ob als Sprecher/in, als Teilnehmer/in, als Unterstützer/in, als Aussteller/in, als Sponsor/in oder einfach als als die Person, welche den Event an seine/ihre Freunde weitergibt. Du kannst auch Freundschaftswerbung machen, wenn Du selber nicht teilnehmen kannst oder willst. Es reicht, wenn Du jemanden kennst, der die Konferenz ev. interessieren könnte und Du ihm/ihr vom Event erzählst.

Wie kannst Du dich beteiligen?

Lasst uns die Welt erreichen, SPREAD THE WORD

So long, Samuel

Aus dem Alltag: Timer Job Probleme


Wenn Sie mit Timer Jobs auf SharePoint arbeiten, so kann es vorkommen, dass ein Timer Job, welcher deinstalliert wurde, trotzdem noch weiter läuft. Der SharePoint Timer Service hat den Code im Cache, und sollte nach der Deinstallation neu gestartet werden.

Nach dem Neustart des SharePoint Timer Services ist alles wieder so wie es sein sollte.

  1. Klicken Sie auf Start –> Ausführen und geben Sie services.msc ein.
  2. Suchen Sie nach Windows SharePoint Services Timer
  3. Klicken Sie auf “Restart”

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SharePoint 2010 MOC Kurs “Configuring” Outline


Es freut mich, mit der Erlaubnis von Chris Givens (einer der Kursautoren für den neuen MOC Kurs) den Kursoutline für den MOC 10147A (SharePoint 2010, Configuration) präsentieren zu können, welcher soeben im BETA Statium Live gegangen ist. Da ich am BETA Test zur Prüfung 70-667 bereits bestanden habe und per Zufall noch Microsoft Certified Trainer bin, darf ich den Kurs auch ab sofort vermitteln. Die Trainerfiles sind seit kurzem online, und bei Interesse können Sie mich kontaktieren. samuel.zuercher@sharepointcommunity.ch oder samuel.zuercher@advis.ch ich gebe auch sonst gerne Auskunft.

Jetzt aber zum Kursoutline des MOC 10147A (Exam 70-667) SharePoint 2010, Configuration:

Module 1: Introducing SharePoint 2010
Lesson 1: Evaluate the Features of SharePoint 2010
Lesson 2: Prepare for SharePoint 2010
Lesson 3: Install SharePoint 2010
Lesson 4: Advanced Installation of SharePoint 2010
Lab: Install SharePoint 2010

Module 2: Creating a SharePoint 2010 Intranet
Lesson 1: Perform Initial Farm Configuration
Lesson 2: Configuring the SharePoint Logical Structure
Lesson 3: Exploring the SharePoint Web Application and
Physical Architecture
Lab: Creating a SharePoint 2010 Intranet

Module 3: Administering and Automating SharePoint
Lesson 1: Configuring Central Administration
Lesson 2: Administering SharePoint from the Command Line
Lesson 3: Automating SharePoint Operations with Windows PowerShell
Lab A: Automate SharePoint with Windows PowerShell
Lab B: Administer SharePoint with Stsadm

Module 4: Configuring Content Management
Lesson 1: Optimize Content Storage and Access
Lab: A Configuring List Throttling and Remote BLOB Storage
Lesson 2: Manage Site Content Types and Site Columns
Lesson 3: Configure the Managed Metadata Service
Lab B: Configuring Managed Metadata

Module 5: Configuring Authentication
Lesson 1: Understanding Classic SharePoint Authentication Providers
Lesson 2: Understanding Federated Authentication
Lab A: Configuring Custom Authentication
Lab B: Configuring Secure Store

Module 6: Securing Content
Lesson 1: Administering SharePoint Groups
Lesson 2: Implementing SharePoint Roles and Role Assignments
Lesson 3: Securing and Auditing SharePoint Content
Lab: Configuring Security for SharePoint Content

Module 7: Managing SharePoint Customizations
Lesson 1: Customizing SharePoint
Lesson 2: Deploying and Managing Features and Solutions
Lesson 3: Configuring Sandboxed Solutions
Lab A: Administering Features and Solutions
Lab B: Administering Sandboxed Solutions
Lab C: Administering the Developer Dashboard

Module 8: Configuring and Securing SharePoint Services and Service Applications
Lesson 1: Securing the Enterprise SharePoint Service
Lesson 2: Securing and Isolating Web Applications
Lesson 3: Services and Service Applications
Lab A: Administering SharePoint Services
Lab B: Configuring Application Security
Lab C: Configuring Service Applications

Module 9: User Profiles and Social Networking
Lesson 1: Configuring User Profiles
Lesson 2: Implementing SharePoint 2010 Social Networking Features
Lab: A: Configuring User Profiles
Lab: B: Administering My Sites

Module 10: Administering and Configuring SharePoint Search
Lesson 1: Configuring Search
Lesson 2: Refining Search
Lab A: Configuring Search
Lab B: Tuning SharePoint Search

Module 11: Implementing Office Web Apps
Lesson 1: Understanding Business Connectivity Services
Lesson 2: Configuring Excel Services
Lesson 3: Understanding PerformancePoint Services
Lesson 4: Implementing InfoPath Forms Services
Lesson 5: Implementing Visio Services
Lesson 6: Implementing Access Services
Lesson 7: Implementing Office Web Apps
Lab: Implement Office Web Apps

Module 12: Installing and Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 1: Installing SharePoint Server and Farms
Lesson 2: Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 3: Evaluating Installations and Upgrades
Lesson 4: Configuring SharePoint’s Operational Settings
Lesson 5: Updating SharePoint
Lab A: Preparing SharePoint 2007 for Upgrade to SharePoint 2010
Lab B: Upgrading SharePoint 2007 to SharePoint 2010

Module 13: Implementing Business Continuity
Lesson 1: Protecting and Recovering Content
Lesson 2: Working with Backup and Restore for Disaster Recovery
Lesson 3: Implementing High Availability Solutions
Lab A: Implementing a Backup Strategy
Lab B: Implementing a Restore Strategy

Module 14: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lesson 1: Monitoring Logs
Lesson 2: Configuring SharePoint Health Analyzer
Lesson 3: Configuring Usage Reports and Web Analytics
Lesson 4: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lab A: Configuring SharePoint Monitoring
Lab B: Analyzing SharePoint Health
Lab C: Reporting SharePoint Usage

SharePoint Designer 2010 verfügbare Aktionen


Mike Oryszak hat in seinem englischen Blog eine Liste veröffentlicht, welche die Workflowaktionen im SharePoint Designer 2010 zeigt. Ich habe ihnen die Liste übersetzt.

Kernaktionen
  • Kommentar hinzufügen 
  • Zeit zu einem Datum hinzufügen 
  • Berechnungen ausführen
  • In die Workflow Historie schreiben
  • Für Dauer anhalten 
  • Bis Datum anhalten
  • e-Mail versenden 
  • Zeit auf Datum/Zeit Feld setzen
  • Workflowstatus setzen 
  • Workflowvariable setzen 
  • Workflow anhalten
Dokumentenset Aktionen
  • Version eines Dokumentensets erfassen 
  • Dokumentenset an Recors Center senden 
  • Inhaltsgenehmigungsstatus für Dokumentenset setzen 
  • Dokumentenset Genehmigungsset starten
Listen Aktionen
  • Element einchecken 
  • Element auschecken
  • Element kopieren 
  • Element erstellen 
  • Als Record erklären 
  • Element löschen 
  • Auchecken verwerfen
  • Inhaltsgenehmigungsstatus setzen
  • Feld im aktuellen Element setzen 
  • Record auflösen
  • Element verändern 
  • Auf Feldveränderung in aktuellem Element warten
Relationale Aktionen
  • Vorgesetzen eines Anwenders abfragen
Aufgabenaktionen
  • Ein Formular einer Gruppe zuordnen 
  • Eine Aufgabe zuordnen 
  • Daten von einem Anwender sammeln
  • Freigabeprozess starten 
  • Eigenen Aufgabenprozess starten 
  • Feedbackprozess starten
Utility Aktionen
  • Teilzeichenkette vom Ende einer Zeichenkette extrahieren 
  • Teilzeichenkette von einer Indexierten Zeichenkette extrahieren 
  • Teilzeichenkette vom Anfang einer Zeichenkette extrahieren 
  • Teilzeichenkette eines Index mit definierter Länge extrahieren 
  • Interval zwischen Daten finden

Erfolgreiche ShareConf in München


Vom 22. – 24. Juni 2010 war in München die www.shareconf.de, welche im NH München Dornach durchgeführt wurde. Die www.sharepointcommunity.de war der Leader der Konferenz und sie wurde von www.hlmc.de organisiert und durchgeführt.

Als Fazit der Konferenz kann ich nur sagen: Gratuliere.

Die Location war perfekt gewählt, das Hotel hat wirklich einen hohen Standard, das Essen war einfach perfekt und die Tracks waren mit hochqualifizierten Leuten besetzt.

Ich kann euch nur raten, @mysharepoint und @cglessner auf Twitter zu verfolgen. Ich selbst bin neu auch auf Twitter mit @sharepointszu vertreten.

Es war mir eine Ehre, an der ShareConf 2010 in München mit meinem Vortrag über Metadaten- und Informations-Management vertreten gewesen zu sein.

So long
Samuel

PS: Vorankündigung: 1. und 2. Dezember 2010 wird in der Schweiz eine SharePoint Konferenz zusammen mit der www.sharepointcommunity.ch und www.microsoft.com organisiert von www.hlmc.de in Luzern durchgeführt.

Aus dem Alltag: SharePoint 2010 RTM installation auf Windows 7


Heute ist SharePoint RTM auf Technet als Download verfügbar.

Neu ist mit SharePoint 2010 ist, dass man ein Entwicklungs- oder Testsystem auch auf Windows 7 installieren kann. Dazu hat Microsoft eine sehr gute Anleitung zur Verfügung gestellt: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee554869(office.14).aspx

Wenn man die Schritte verfolgt, dann gelingt die Installation problemlos, bis zum Configuration Wizard am Ende der Installation. Dort erhält man die Fehlermeldung:

Could not load file or assembly ‚Microsoft.IdentityModel, Version=3.5.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=31bf3856ad364e35‘ or one of its dependencies. The system cannot find the file specified.

Wenn man in den GAC schaut, hat es dort die Version 1.0.0.0 und wenn man Googelt, dann sagen alle, man solle das Geneva Framework neu installieren. Das hat alles nicht funktioniert, und schlussendlich habe ich nach der Version 3.5.0.0 gesucht. iSolutions hat in ihrem Blog dann die Lösung beschrieben, man muss die Windows Identity Solution installieren, welche sich unter dem folgenden Link versteckt: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=eb9c345f-e830-40b8-a5fe-ae7a864c4d76&displaylang=en

Danach funktioniert auch der Konfigruationsassistent…

So long, Samuel Zürcher