SharePoint Governance: Teil III Rollen

Nun kommen wir zum nächsten Punkt, die Rollen. Es gibt zwei Ansätze, wie man Rollen verstehen kann.

  1. Aus IT Sicht, wo eine Rolle immer direkt mit einem definiterten Berechtigungsschema hinterlegt ist
  2. Aus Business Sicht, in welcher an verschiedenen Stellen im Unternehmen gleiche Rollen anders wahrgenommen und ausgefüllt werden

Ich nehme ein paar Beispiele:

  • In der IT ist die Rolle des Systemadministrators gegeben, er ist der, welcher auf den Servern Zugriff hat und darauf arbeitet. Die Rolle des Supporters ist die, welche Telefone entgegennimmt und die daraus entstehenden Issues an den Systemadministrator weitergibt, wenn er diese nicht selbst lösen kann. Meist nimmt der Systemadministrator nur selten die Rolle des Supporters ein und umgekehrt, es sei denn, man hat eine kleine IT Infrastruktur und jeder muss jede Rolle wahrnehmen.
  • In der Business Sicht ist die Rolle etwas Anderes. Es ist ein Aufgabenbereich, welcher in einer bestimmten Konstellation zusammengestellt ist bzw. wird. So kann z.B. sehr gut ein Abteilungsleiter der Abteilung B gleichzeitig ein Mitarbeiter in Bereich A sein. In einer anderen Abteilung ist der selbe Mitarbeiter nur Besucher und in einer dritten Abteilung vielleicht noch Stellvertreter. Dieses Szenario liesse sich beliebig ausweiten, wenn man  z.B. noch die Projektebene hinzunimmt, welche doch (möchte ich behaupten) in jedem Unternehmen vorkommt. In jedem Projekt gibt es wieder eigene Rollen, in denen Mitarbeitende wie in einer Matrixorganisation diverse Rollen einnehmen können. Ist ein Mitarbeiter in Projekt A ein Projektleiter, so kann es durchaus sein, dass er in Projekt B Mitarbeiter ist und in Projekt C gar keinen Zugriff hat.

Wir sehen also, die Business Sicht auf ein sogenanntes Rollenkonzept viel weiter reicht als lediglich ein Berechtigungsset zu definieren. Natürlich haben wir bei genauerem Hinschauen auch in den IT Rollen Überschneidungen und auch in der Business Sicht liessen sich starre Modelle realisieren. Doch wichtig ist hier, Rollen bestimmen nicht nur ein Set an Rechten und Zugriffen. Dies ist nur ein Teil davon, sondern sie bestimmen auch ggf. Aufgaben,  Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

Um ein Rollenkonzept zu definieren, brauchen Sie zuerst einen Überblick über das Business. Wir sind ja auf einer SharePoint Seite, also sprechen wir natürlich nur über Rollen, welche dann auch mit SharePoint in Verbindung stehen. Von der Business Sicht muss also zuerst angeschaut werden, welche Informationsarchitektur besteht. Sprich: Wo werden wir welche Inhalte auf welche Weise verwalten. Auch hier wieder ein Beispiel: Viele Firmen arbeiten mit Projekten. Ein Projekt ist eine perfekte Endität für eine SharePoint Seite oder eine SharePoint Webseitensammlung. Welche Rollen habe ich in meinem Unternehmen, welche mit diesem Projekt zu tun haben werden? Hier eine nicht abschliessende Liste einer Grundausstattung. Natürlich können wir auch die Rollen eines Projektes zu tode aufblasen, jede nur erdenkliche Rolle hinzufügen.

  • Projektleiter
  • Projektassistenz
  • Projektmitarbeiter
  • Externe Beteiligte
  • Projektcontrolling
  • Besucher

Gestützt auf die Rollen werden dann die Aufgaben und die Berechtigungen verteilt. In SharePoint sind vor Allem die Rechte relevant, da die AKV betriebsorganisatorisch geregelt werden müssen. Man kann also hingehen, und z.B. einen PL Ordner machen, auf welchen nur die Rolle PL und Projektassistenz so wie Controlling Zugriff haben.

Analog diesem Beispiel kann nun jede Umgebung (Intranet, DMS, Extranet, Projektportal etc.) mit Rollen versehen und Berechtigungsmässig strukturiert werden. So lassen sich im SharePoint Wildwuchs und Berechtigungschaos (welches auch auf den Fileservern herrscht) vermeiden. Wichtig ist, Business first. Also zuerst das Business in logische Einheiten einteilen, die Rollen und Aufgaben klären und dann die Struktur des SharePoint designen.

So long, Samuel

2 Gedanken zu “SharePoint Governance: Teil III Rollen

  1. Hallo Samuel,

    planst du die Reihe noch fortzusetzen, bzw. zu vervollständigen.
    Bis hierhin war die Reihe sehr interessant und informativ – da würde ich den Rest gerne auch noch lesen …

    Viele Grüße

    • Hallo MaxSonic

      Ja, ich gedenke hier weiter zu machen. Hatte nur gerade etwas viel um die Ohren mit einem Arbeitgeberwechsel…

      Also bald mehr über Governance
      LG Samuel

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