Aufbau eines Schulungsszenarios: Überblick

Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

  1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
  2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
  3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
  4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
  5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
  6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
  7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender „Google like“ suchen können
  8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
  9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
  10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht „einfach so“. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

  • Endanwender
  • Super User
  • SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

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