SharePoint Governance: Eine Einführung

Ich möchte ein paar Worte über SharePoint Governance verlieren.
Governance ist ein bereits sehr verbreiteter Begriff und klingt z.T. auch schon etwas abgedroschen. Doch für SharePoint ist Governance ein Match entscheidendes Element. In diesem Post werde ich kurz eine Einführung in Governance geben und warum es so wichtig ist für SharePoint.

Governance:
(von frz. „gouverner“ verwalten, leiten, erziehen aus lat. „gubernare“; gleichbed. griech. „kybernan“: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

Governance für SharePoint wird im Begriffssinn dazu verwendet, um die Steuerung und Leitung von Aktivitäten in SharePoint zu beschreiben.

Warum ist Governance Match entscheidend?
In der Realität zeigt sich oft, dass SharePoint eigentlich „zu einfach“ ist. Zu Beginn ist es zwar nicht selbsterklärend wie SharePoint funktioniert, doch wenn man die Grundbegriffe einmal gelernt hat, ist die Erstellung von neuen Seiten oder neuem Content ein Kinderspiel. Mit wenigen Klicks hat man eine neue SharePoint Seite erstellt (mit 4 um genau zu sein). Meist beginnt der Aufbau sehr strukturiert (sofern die User richtig geschult sind!!). Ein gängiges Modell, ist eine Abbildung des Organigramms in SharePoint Seiten. Doch SharePoint ist so praktisch, wir könnten doch dies und jenes damit verwalten. Ja, und dort haben wir noch eine Arbeitsgruppe und dort noch eine Interessensgemeinschaft etc. bis die gesamte Installation nicht mehr überblickbar ist. (vgl. Bild unten)

Wenn es bei Ihnen einmal nicht so aussehen soll, ist es wichtig, die Grundbegriffe von SharePoint zu verstehen und im Fokus der Unternehmung ein an die Aufbau- und Ablauforganisation angelehntes SharePoint Governance Modell zu erarbeiten, zu schulen, einzuführen und zu leben. Ansonsten ist es vorprogrammiert, dass Ihre SharePoint Struktur schon bald nicht mehr managebar ist. Dies wiederum führt dazu, dass Content schlecht gefunden und so die Usability von SharePoint stark reduziert wird. Die Akzeptanz der SharePoint Installation ist dadurch bereits gefährdet.

FAZIT:
Wenn Sie nicht zumindest eine minimale SharePoint Governance einführen, laufen Sie gefahr, dass Ihre SharePoint Einführung floppen wird. Wenn Sie sich einen Projekterfolg bei der Einführung von SharePoint sichern wollen, denken Sie an zwei Dinge: Governance und Schulung. Dies wird Ihnen helfen, früh Problemen aus dem Weg zu gehen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Wie man eine SharePoint Governance aufbaut, welche Aspekte bei dabei wichtig sind und worauf man bei der Schulung achten sollte, dazu später in diesem Blog.

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